Ecos de sociedad archivística – El mapa de archivos global y la página web de los archivos franceses se renueva

Hoy iniciamos la sección “Ecos de sociedad archivística”.  En ella pretendemos recoger proyectos, artículos, noticias de interés general relacionadas con el mundo archivístico.
Si deseáis colaborar podéis enviarnos vuestras aportaciones al correo [mail]
Hoy se inaugura la sección con dos aportaciones de nuestro amigo José Ignacio Sánchez desde la Universidad de Alcalá 

Mapa de archivos global (Proyecto colaborativo)

Comunidad en Facebook coordinada por ricardo@feudo.org con un objetivo muy ambicioso:

The Archives World Map is a collaborative project to map every archival institutions in our planet. Maybe the objective sounds very ambitious but with the efforts of many people we can go far.

Podéis acceder e inscribiros a la url:  [web]

La página web de los archivos franceses se renueva

Siempre es bueno tener buenas referencias cuando de cara a afrontar nuevos retos.

La página web de los archivos franceses se ha renovado y podéis ver el resultado en la url: [web]

El Gestor Documental pasa a ser el tercer software más implantado en las empresas españolas

SoftDoit  presentó el pasado 22 de marzo de 2017 la 5ª edición del estudio “Estado actual y futuro del software en España 2017”, realizado en colaboración con la ATI Asociación de Técnicos de Informática. El estudio muestra una fotografía actual de la implantación del software en todo el territorio español y analiza tanto el estado actual de las soluciones informáticas más utilizadas por las empresas españolas, como las expectativas y líneas futuras. (*)

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Entre las principales conclusiones del estudio destaca:

  • El ERP sigue siendo el software más utilizado por las empresas españolas. (Seguido del CRM con un 50%).
  • El software de gestión documental escala una posición y se sitúa en tercer lugar, implantado en el 48,6% de los casos, y al cuarto puesto cae el software de Recursos Humanos, con un 43,8%.
  • La confianza en la nube se mantiene estable, pero la satisfacción de las empresas con sus soluciones de software baja del 52% de hace un año al 42,5%.

Más información:

  • La noticia se puede ver en el enlace: [web]
  • La infografía del estudio se puede ver: [pdf]
  • El estudio completo se puede descargar desde el siguiente enlace: [web]

(* ) En la realización del estudio han participado cerca de 150 empresas de toda España, casi un 44% de ellas pymes de menos de 50 empleados, y casi un 25%, con más de 1.000 trabajadores en plantilla.

XXIII Jornadas de Archivos Universitarios A Coruña 21-23 junio 2017 – Abierto el plazo de inscripción

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Ya está abierto el plazo de inscripción para las XXIII Jornadas de Archivos Universitarios que, como sabéis, tendrán lugar en A Coruña  del 21 al 23 de junio de 2017. Este año las jornadas estarán dedicadas a “El Archivo Electrónico en la Administración Digital”.

La fecha límite de inscripción es el 7 de junio de 2017.

La web de las jornadas, donde podéis hacer la inscripción, consultar el programa, las sedes, alojamiento es : web

Nos recomiendan que como se da la circunstancia de que las fechas en que se desarrollarán las jornadas coinciden con las Fiestas de San Juan en A Coruña, con lo cual es recomendable hacer PRONTO la reserva del alojamiento .

Importante:
Se ruega la asistencia a las actividades (comidas, recorrido marítimo, etc.) a las que os inscribáis, o al menos se avise de la ausencia con antelación suficiente. En alguna de las jornadas anteriores se ha causado perjuicio a la universidad organizadora por no haber comunicado la ausencia una vez hecha la inscripción.

2ª Jornada-Taller de Archivo Electrónico – Disponibles los vídeos y presentaciones

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En el enlace [link] podréis encontrar toda la información de la 2ª Jornada-Taller de Archivo Electrónico para las Administraciones Publicas – que tuvo lugar el día 8 de Marzo de 2017 en la UNED.  Podréis acceder a:

  •  El programa,
  • Un enlace a la noticia,
  • Los vídeos de la Jornada (divididos en tres partes),
  • Las presentaciones que se proyectaron [con la opción de descargarlas], y
  • Las preguntas, junto con las repuestas, sobre Acceda, Inside y Archive.

Marco europeo de firma e identificación electrónica (III) – Utilidades

En la web Digital Signature DSS , la Unión Europea pone a nuestra disposición una serie de utilidades de firma electrónica en versiones web, escritorio (Standalone application) y WebServices (versión REST y SOAP – integrables  en nuestros sistemas)

Las utilidades funcionan con los cuatros estándares de firma europeos: CAdES, PAdES, XAdES y ASiC

Algunas de las operaciones que podemos hacer son:

  • Firmar un documento (detached / enveloping / enveloped | multiple parallel).
  • Validar una firma.
  • Extender (completar) una firma al formato de conservación deseado (LTA/A).
  • Validar la política de firma

Las principales ventajas de las utilidades de validación, en relación a otras utilidades actuales, son: i) está prepara para la actual normativa, ii) valida primero la adecuación a la sintaxis del estándar y iii)  ,posteriormente, la adecuación de los contenido de los elementos de la firma.

Esquema de validación:

signae_validation_process

La utilidad de validación genera tres tipos de informes que permiten identificar posibles errores.

¿En qué formato ISO dice que me envía su web para que se la conserve?

Dentro de la política documental de una organización es necesario establecer los formatos admitidos para los diferentes contenidos (y recomendable especificar los NO admitidos).

Admitir un determinado formato lleva asociado implicaciones tanto a corto plazo (cambio de versiones), como a largo plazo (cambio de formatos). Si una cosa hemos aprendido con el tiempo es que los formatos nacen, crecen, se reproducen, y muchos mueren dejándonos muchos “contenidos huérfanos”.

Puntos importantes a la hora de seleccionar los formatos admitidos:

  • No inventar la rueda. Hacer bendmark. Mirar los formatos admitidos por otras organizaciones similares y entidades referencia (Archivos Nacionales, Biblioteca del Congreso, Comisión Europea,…)
  • Siempre mejor seleccionar formatos estándares abiertos que propietarios. Los formatos propietarios suelen cambiar más a menudo y pueden comportar licencias, tanto para su tratamiento como su almacenamiento.
  • Referenciar los formatos por sus nombres normalizados no por extensiones de ficheros. Incluir ISOs que han de cumplir  y  donde sea posible identificadores normalizados (por ejemplo PRONOM Unique Identifier (PUID)).
  • En el caso de admitir varios formatos para un tipo de contenido, determinar cuáles son los preferidos (Preferred Formats) y cuales los aceptables (Acceptable Formats)  en función de: i) las características técnicas, i) uso y iii) perdurabilidad.

Ejemplo: NARA – Formatos admitidos para contenidos CAD

NARA_CAD_formats_admits

Naturalmente la lista de formatos admitidos no debe estar esculpida en mármol; contenidos que tengan un especial valor serán siempre  admitidos. Estos casos serán documentados y se seguirá un procedimiento para conseguir una copia en un  formato que garantice su consulta a largo plazo.

Nota: El formato en que nos envían la web para su conservación es WARC file format (ISO 28500)

Lecturas recomendadas:

 

Zacarías Sánchez
Archivero por Ósmosis. CISA. CISM.

(Las ideas y opiniones contenidas en  este artículo son de responsabilidad de su  autor, sin que reflejen, necesariamente, el pensamiento de CAU)

 

NISUE – Nodo de Interoperabilidad del Sistema Universitario Español

El 30 de enero de 2017 se puso en producción NISUE (Nodo de Interoperabilidad del Sistema Universitario Español. Este nuevo servicio permite el intercambio de datos académicos universitarios, tanto entre las propias universidades, como entre éstas y otros organismos del sector público.

El primer conjunto de datos (dataset) disponibles a NISUE son los de Matrícula Universitaria de los alumnos de las universidades. Estos datos permiten conocer
– si un alumno se encuentra cursando enseñanzas oficiales en una universidad,
– en qué estudios y
– con qué número de créditos

Inicialmente, se han integrado en NISUE los datos de matrícula de 4 universidades:
Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM),
Universidad de Murcia (UM),
Universidad Politécnica de Cartagena (UPCT) y
Universitat Politècnica de València (UPV).

Se espera que en los próximos meses se vayan incorporando, de forma paulatina, el resto de universidades que forman parte de CRUE y que así lo deseen.

El esquema del proyecto NISUE es el siguiente: (*)

NISUE - Esquema general

 

Ejemplo caso de uso: Cesión de datos académicos

Diferentes entidades / proveedores de servicio necesitan consultar datos académicos.

  • Descuentos/ayudas en ciertos procesos administrativos por estar matriculado en la Universidad.
  • Acreditación de competencias profesionales específicas en la inscripción a convocatorias mediante la provisión de certificaciones académicas (alumnos) o de datos del Suplemento Europeo al Título (egresados).

NISUE - Cesión de datos académicos

 

Ejemplo caso de uso: Traslado de expedientes académicos

Para facilitar la movilidad de sus estudiantes, las Universidades necesitan intercambiar expedientes académicos o datos de investigación.

NISUE - Traslado de expedientes

[(*) Fuente: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/nisue%5D

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